Cincom ECM : Solution de Gestion Electronique des Documents d’entreprise (GED - ECM) et de dématérialisation

La gamme Cincom ECM permet d’apporter une réponse adaptée à votre gestion de documents que vous soyez une PME-PMI ou un grand compte, que vos besoins soient simples ou complexes. Découvrez comment Cincom ECM peut vous permettre d’acquérir et organiser vos contenus selon les normes en vigueur, et de réaliser une retour sur investissement rapide.

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Gestion collaborative des documents

Cincom ECM Enterprise permet à toute entreprise ou service d’organiser son contenu en fonction des usages et du profil des utilisateurs. Des espaces de travail et une gestion par dossier permettent une organisation de premier niveau, des métadonnées associées aux documents permettent d’améliorer encore la classification. Toutes les informations et documents contenus dans Cincom ECM Enterprise sont indexés en plein texte et sont accessibles par des outils de recherche performants utilisables par tous.

Cincom ECM Enterprise vous aide à :

  • couvrir l’ensemble du cycle de gestion du document (Acquisition, organisation, indexation, recherche, diffusion)
  • disposer en permanence des documents à jour
  • satisfaire aux obligations de conformité
  • répondre aux besoins croissants de collaboration et de communication
  • améliorer l’agilité de l’entreprise et les processus de décision
  • augmenter la productivité et réduire les coûts
  • assurer la conservation et la sécurité des documents
  • mettre en place une politique de Record Management (gestion du cycle de vie des documents)

Pilotez à votre rythme

L'architecture web de Cincom ECM est hautement évolutive et vous permet de passer à votre rythme de quelques utilisateurs à plusieurs milliers. Nombreux sont nos clients qui commencent par déployer la solution dans un ou deux départements, puis qui l'étendent à toute l'entreprise en fonction de l'évolution de leurs besoins.

Les avantages de Cincom ECM :

  • Une grande facilité d'utilisation et d'accès : Les utilisateurs s’approprient facilement la solution Cincom ECM et apprécient son interface conviviale. Pour ceux qui sont habitués à Internet et aux applications Microsoft, Cincom ECM offre une apparence familière et permet une approche intuitive. Les utilisateurs en interne, le personnel à distance, les partenaires externes voire les clients peuvent avoir accès à Cincom ECM.
  • Une intégration des applications : Cincom ECM s'intègre avec les applications de gestion industrielle ou commerciale facilement et à moindre coût. Son architecture basée sur de l’Open Source garantit l'intégration sur de multiples plates-formes et environnements.
  • Une sécurité sans faille : La sécurité et l'intégrité des données et des documents sont d'une importance primordiale. Cincom ECM contrôle rigoureusement les accès utilisateur internes et externes pour garantir une confidentialité et une intégrité totales. Conçu pour une utilisation via Internet ou l'intranet d'une entreprise, Cincom ECM est conforme aux normes et standards en vigueur en matière de sécurité.
  • Un ROI rapide : Si les solutions standard et prêtes à l'emploi sont généralement rapides à mettre en œuvre en présentant relativement peu de risques, elles s'avèrent souvent moins souples et plus contraignantes que les solutions programmables et personnalisées. Cincom ECM intègre des fonctionnalités étendues de script dans une solution par nature prête à l'emploi. Le résultat : les prestations restent limitées pour une solution bien adaptée aux besoins. Du fait de l’investissement maîtrisé et des bénéfices apportés, le client peut compter sur un retour sur investissement rapide.

Dématérialisation des documents et des processus associés

Cincom ECM Capture est une plate-forme d’imagerie documentaire et de capture de données (LAD/RAD) extrêmement précise et évolutive qui transforme automatiquement les documents, quels que soient leur structure, leur langue et leur contenu, en données utilisables et accessibles prêtes à l’usage dans l’entreprise.

Cincom ECM Capture est la solution idéale pour traiter tout type de documents métier tels que les candidatures, les réclamations, les formulaires de commande, les factures et la communication clients non structurée, comme les lettres ou les contrats.

Aperçu des principaux points forts de Cincom ECM Capture :

  • Personnalisation et intégration : Cincom ECM Capture possède de nombreuses options pour une intégration étroite avec les processus de métiers et les applications.
  • Workflow de capture en ligne pour intégrer les sites de bureaux distribués : Cincom ECM Capture peut capturer et vérifier à tout moment des documents professionnels provenant de bureaux distants et de succursales.
  • Traitement de documents numériques : Les fonctions de capture d’e-mail dans Cincom ECM Capture permettent aux entreprises de stocker leurs e-mails d’origine ensemble avec le lot de données extraites. Les informations sur l’expéditeur, le destinataire, la date, l’heure et l’objet de l’e-mail peuvent aussi être sauvegardées automatiquement, exportées ensemble avec les données reconnues ou peuvent être utilisées pendant le traitement des images si nécessaire.

Traitement automatisé des factures

Cincom ECM for Invoices fournit des fonctionnalités essentielles pour le traitement automatisé des factures au sein d’une infrastructure d’entreprise existante. Elle permet une extraction de données à partir de documents semi- et non structurés indépendamment de leur complexité.

Fonctionnalités et points forts :

  • Prête à l’emploi : préconfigurée, la solution garantit un traitement rapide à mettre en œuvre, pour tous les formats de factures, y compris les avoirs.
  • Souple : de vastes possibilités de personnalisation pour répondre aux évolutions de l’entreprise et des obligations légales.
  • Moderne : traitement des factures papier et électroniques dans le même processus.
  • Capable d’apprentissage : les utilisateurs et les comptables peuvent entraîner la solution sur des factures de nouveaux fournisseurs ou avec des factures dont les résultats de reconnaissance sont inexactes.
  • Intégrée : intégration dans des environnements de gestion financière existants via des connecteurs vers différents types d’ERP, de comptabilités et de systèmes BPM.

Système de courrier numérique intelligent

Cincom ECM for Mailrooms est une solution prête à l’emploi pour automatiser le traitement et la distribution du courrier entrant dans votre entreprise. Elle permet aussi une capture multicanal et des communications électroniques au format numérique. Les entreprises des secteurs des télécommunications, de l’énergie et des services aux collectivités, de l’assurance, de l’industrie manufacturière ou d’autres secteurs doivent pouvoir répondre aux demandes de leurs clients rapidement et de façon complète, même si ces clients communiquent par e-mail. Cincom ECM for Mailrooms rend le traitement du courrier entrant plus efficace pour aider les entreprises à accélérer les processus de réponse et à prendre des décisions.

Les avantages de Cincom ECM for Mailrooms :

  • Processus de prise de décision plus rapide : Grâce à l’automatisation de traitement du courrier de Cincom ECM for Mailrooms, le cycle de prise de décision est considérablement raccourci. Les demandes des clients peuvent être traitées en fonction de leur priorité.
  • Satisfaction client améliorée : La réactivité face aux demandes et aux besoins des clients est considérablement améliorée.
  • Suivi et visibilité améliorés : Grâce à la solution d’automatisation du système de courrier Cincom ECM for Mailrooms, les entreprises peuvent contrôler simplement et efficacement les flux d’information entrants. Les courriers entrants peuvent être classés, triés par ordre de priorité et distribués automatiquement.
  • Réduction des coûts et retour sur investissement rapide : Toutes les communications entrantes peuvent être dématérialisées automatiquement, ce qui réduit au maximum le traitement manuel, avec à la clé une diminution des coûts et du nombre d’erreurs. De plus, le système de courrier numérique d’ABBYY contribue à réduire considérablement les coûts de stockage et d’archivage, puisque tous les documents peuvent être stockés dans des archives virtuelles.

Traitement automatisé des contrats

Cincom ECM eContrats est une solution en mode SaaS permettant de dématérialiser à la source tous types de documents contractuels en générant un dossier 100 % numérique comprenant les documents contractuels et les pièces justificatives.

La solution Cincom ECM eContrats permet de dématérialiser à la source les ouvertures de dossiers – souscription, création de compte… –, qu’elles soient effectuées sur Internet ou en face à face. Une plateforme en mode service assure la contractualisation en ligne, la signature électronique, l’acquisition et le traitement des pièces justificatives, l’authenticité, l’archivage à valeur probatoire en toute sécurité.

Réduction de coûts et de temps

Grâce à la dématérialisation des contrats, la solution Cincom ECM eContrats permet d’économiser entre 30 et 60% sur le coût de gestion passé en front et back office, ce qui permet d’avoir un retour sur investissement rapide.

Sécurité et fiabilité

Cincom ECM eContrats permet de sécuriser et de fiabiliser vos processus métiers :

  • Conformités réglementaires (eIDAS),
  • Pilotage de vos différents parcours de signature avec le guichet de signature,
  • Opposable en justice,
  • Traçabilité complète de tous les circuits de signature et de tous les signataires,
  • Horodatage certifié et qualifié,
  • Garantie d’intégrité du document,
  • Documents traités en France dans des centres informatiques hautement sécurisés,
  • Suppression du risque de perte des originaux,
  • Champs de signature visibles sur les documents signés.