Avec la composition dynamique de documents, la satisfaction client qui correspondait à un centre de coûts devient maintenant un centre de profits par l’augmentation des opportunités de ventes croisées, la réduction des coûts, la dynamisation de la productivité et la garantie d’une conformité réglementaire.
Chaque semaine nous allons analyser en détails les facteurs clés d’amélioration des processus liés à cette brique fondamentale de la gestion de la communication clients.
Voici le dernier.
8. Convaincre, communiquer, former
La réussite d’un tel projet de composition de documents ne dépend pas que du logiciel retenu, l’entreprise doit former ses utilisateurs. Le bon accueil des nouvelles technologies par les utilisateurs métier est indispensable. Il est donc important que les utilisateurs :
- comprennent les motifs du changement ;
- aient participé à la formulation du changement ;
- aient reçu suffisamment d’informations sur le projet ;
- aient été suffisamment formés sur les nouveaux outils et processus.
C’est pourquoi il est essentiel d’établir une communication cohérente et régulière transmettant les avantages du changement pour l’utilisateur final.
Pour une réussite du projet, un plan de formation complet doit être mis en place s’adressant à l’ensemble des utilisateurs, depuis les concepteurs jusqu’aux utilisateurs métier.
Un environnement de formation extrêmement intuitif en constitue un avantage incontournable. Les supports de formation papier restent quand même recommandés.
Les délais de formation peuvent être aussi considérablement réduits par des interfaces très intuitives et faciles à utiliser pour les concepteurs comme pour les utilisateurs finaux. Imaginez par exemple une solution de composition de documents fournissant une interface sur un navigateur, un accès aux modèles de document de type pointer-cliquer et des workflows guidés capables de réaliser les tâches suivantes :
- guider facilement les utilisateurs lors de l’assemblage, la génération et la diffusion des documents personnalisés ;
- refaire la mise en forme et réorienter les documents en fonction des différents canaux de distribution (courrier électronique, impression papier, SMS, transmission sur smartphones ou tablettes…) ;
- s’adapter facilement à vos workflows et applications ;
- trouver rapidement les documents fréquemment utilisés grâce à des filtres et une arborescence de
- navigation graphique mémorisant les derniers modèles utilisés.
Nous arrivons donc à la fin de cette analyse détaillée. Pour en savoir plus, téléchargez notre e-book qui résume tous les facteurs clés que nous avons étudiés au cours de nos derniers posts :
Et n’hésitez pas à nous contacter pour nous faire part de vos commentaires/questions ou pour obtenir de plus amples informations à ce sujet.
