Lettre d’information CinDoc et Cincom ECM – Numéro 4 – Mars 2018

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Madame, Monsieur,

Vous êtes actuellement client de nos solutions de Gestion Electronique de Documents et je tiens, au nom de toute l’équipe Cincom, à vous remercier de la fidélité que vous nous témoignez.

Toute l’équipe Cincom est heureuse de partager avec vous la présente lettre d’information pour vous informer de ses activités présentes et à venir.

Rédoine BILLAUD – Directeur Commercial et Marketing

 


SOMMAIRE

 

 


Cincom ECM et la conformité avec le RGPD

RGPD

Le 25 mai 2018, le Règlement Général de Protection des Données (RGPD) entrera en application.
La conformité au RGPD sous-entend pour les organisations l’implication de tous les métiers, avec entre autres la quasi obligation de construire un référentiel documentaire. Ce référentiel permettra de faciliter la documentation et la gestion des procédures liées au RGPD.

Avec la solution de gestion de contenu Cincom ECM, le groupe Cincom permet aux organisations de répondre à plusieurs enjeux du RGPD :

  • Référencement et validation des documents liés aux procédures RGPD
  • Contrôle des droits d’accès aux documents relatifs aux clients (factures, passeport, CNI, etc.)
  • Workflow pour la gestion des demandes d’accès (Subject Access Request ou SAR) et la transmission des données dans un délai de 30 jours maximum.
  • Traçabilité des actions
  • Tableau de bord et statistiques
  • Politique d’archivage pour supprimer les données dans les délais prévus ou suite à une demande.


Exemple d’une fiche de registre (paramétrable)

Grâce à son moteur de Workflow intégré et son potentiel de connectivité avec des applications tierces, la solution Cincom ECM est en mesure de dématérialiser les processus métiers induits par le RGPD.

 


24ème édition du salon DOCUMATION

DOCUMATION 2018

Depuis sa création en 1994, Documation est, en France, un événement majeur dans le monde des technologies et des prestations concernant la gestion des documents, des contenus et des data. Le groupe Cincom sera présent à la 24ème édition du salon DOCUMATION qui se tiendra du 20 mars (à partir de 14 h) au 22 mars 2018, à Paris Expo Porte de Versailles. L’ensemble de l’équipe Cincom ECM aura le plaisir de vous accueillir sur le stand C72.

A noter que Cincom animera le 21 mars de 10h00 à 10h45, salle CHOPIN, un atelier qui aura pour thématique “La gouvernance de l’information au service des directions métiers : retour d’expérience d’un industriel.”

la société SOCODEI, filiale d’EDF, spécialisée dans le traitement de déchets faiblement radioactifs, partagera son retour d’expérience sur la mise en oeuvre de la solution Cincom ECM. Au travers d’exemples concrets, le DSI et son coordinateur avec les directions métiers reviendront sur les démarches adoptées (Dématérialisation des processus, accompagnement au changement) et les solutions déployées (GED, WORKFLOW, PORTAIL). Ils reviendront également sur ce qui a fonctionné et sur les erreurs à éviter.

 


eFUTURA – Retour sur les derniers travaux des groupes de travail

Webinars Cincom ECM

Le groupe Cincom, membre de l’association eFutura, participe à plusieurs groupes de travail qui réunissent des spécialistes dans plusieurs domaines.

Une présentation détaillée de l’association est disponible sur le site eFutura.

Retour sur les principaux travaux en cours.

Blockchain

Le groupe Cincom a participé avec d’autres éditeurs, à la réalisation d’une première maquette qui a permis de tester l’archivage des journaux NF Z42-013 sur la Blockchain. Ce fût également une opportunité pour tester les principales fonctionnalités suivantes :

  • Vérification de l’intégrité des documents transmis,
  • Identité de l’émetteur,
  • Vérification d’intégrité par la Blockchain Bitcoin,
  • Mise en oeuvre d’une Blockchain des Archivistes.

Après la restitution des premiers résultats, les travaux continuent pour démontrer les fonctionnalités essentielles d’une solution de gestion des journaux d’événements basée sur la Blockchain.

 

Numérisation fidèle

En mai 2017, l’AFNOR publiait la norme Z42-026 relative à la définition et spécifications des prestations de numérisation fidèle de documents sur support papier et contrôle de ces prestations

Cette norme permet de spécifier les conditions dans lesquelles doivent être numérisés les documents sur support physique afin de permettre une équivalence avec le document d’origine.

Cette norme combinée avec le nouvel article du Code civil 1379 (copie fiable ayant la même force probante que l’original) et le décret N° 2016-1673  du 5 décembre 2017 relatif à la fiabilité des copies et pris pour application de ce même article du Code, permet de fournir aux fournisseurs et à leurs clients un cadre permettant de supprimer physiquement le support papier pour le remplacer par la version électronique. cette dernière devenant équivalente au document d’origine papier.

A noter également qu’une formation eFutura est également disponible pour la mise en oeuvre de la norme Z42-026.

 

Dématérialisation des factures

La dématérialisation des factures représente pour les entreprises un domaine où des gains de productivité importants peuvent être réalisés.

Les derniers changements du code général des impôts et du livre de procédures fiscales ouvrent de nouvelles possibilités en terme de traitement de factures pour les entreprises.

Cincom participe activement  au groupe de travail “dématérialisation des factures” qui a pour objectif d’expliquer, sur la base de cas réels, les bonnes pratiques pour la mise en œuvre de projets de dématérialisation des factures et des processus associés. Les travaux déboucheront sur la production d’un livre blanc qui sera publié fin avril 2017.

 

 


Plan de migration pour passer de CinDoc vers Cincom ECM

Programme de migration

Commercialisée depuis 2008, la solution Cincom ECM représente, en termes de solution de Gestion Electronique de Document, la troisième génération après TEXTO et CinDoc. Sa couverture fonctionnelle la positionne dans la famille des solutions ECM (Entreprise Content Management ou Gestion de Contenus d’Entreprise), capable d’adresser pleinement les enjeux de la gestion des documents d’activité de l’entreprise.

A ce jour la solution Cincom ECM a été adoptée par VEOLIA, SOCODEI, GTT, SMPE, la VILLE de TROYES, l’OCIRP, le GIEPS, la CPAM Rouen, Ville de Boulogne, etc…. Elle a également été primée quatre fois par l’association XPLOR en 2012, 2013, 2014 et en 2016 pour récompenser les réalisations de nos clients dans le domaine de la gestion électronique de documents. Cette distinction décernée à de multiple reprises par des professionnels indépendants représente un fort encouragement et la confirmation de la pertinence de l’offre.

Un programme de migration a été mis en place afin de permettre aux clients CinDoc d’évoluer vers la solution Cincom ECM. En tant que client CinDoc, vous bénéficiez de ce programme à des conditions financières particulières. Vous pourrez ainsi sécuriser l’investissement réalisé avec CinDoc et réaliser vos projets dont le périmètre fonctionnel n’est pas couvert par CinDoc.

Pour toute information complémentaire nous vous invitons à visiter notre site web ou à contacter Madame Sandrine Vincent au 04 69 09 00 36.

 


Cincom ECM version 2.2 Nouveautés & Améliorations 

Les principales nouveautés de la version 2.2 concernent l’amélioration du module d’administration et le module Cincom ECM Desktop qui prend en charge l’interaction de Cincom ECM avec Windows et Microsoft Office et permet ainsi de travailler sur les documents ECM en mode déconnecté.

Les autres améliorations techniques et fonctionnelles (liste non exhaustive):

  • Le support de Microsoft Office 64 bits
  • Le support complet des dernières versions des navigateurs (32 et 64 bits)
  • L’amélioration de l’interface de consultation pour une utilisation plus aisée sur tablettes et smartphones.
  • La comparaison de documents Word (entre deux versions ECM ou entre la version du serveur et une version locale)
  • Le choix d’indexer ou non les fichiers électroniques et les annexes par catégorie de document.
  • Une nouvelle option « Meta LDAP » qui offre la possibilité d’intégrer des groupes ou utilisateurs de l’annuaire LDAP d’entreprise dans des groupes appartenant à l’annuaire LDAP interne (groupes fonctionnels ECM)
  • L’import LDIF des utilisateurs et groupes LDAP
  • L’optimisation de la réindexation plein texte des documents par extraction préalable du contenu.
  • L’optimisation de l’import de dossiers par les traitements d’indexation, de génération d’aperçus et des vignettes différés.
  • La mise à jour des versions de Tomcat de de java embarquées (Tomcat 8 et java 8)
  • L’intégration d’un nouveau moteur de script permettant d’optimiser les développements (aide à l’écriture) et la mise au point (débogage dans un environnement de développement comme Eclipse)
  • La visualisation du plan de classement et l’accès aux documents par Webdav dans un navigateur
  • Une nouvelle gestion des logs tournants
  •  …

La version 2.2 de  Cincom ECM sera disponible fin du deuxième trimestre 2018.

 


Nouveaux Webinars pour l’année 2018

Webinars Cincom ECM

Un planning de nouveaux webinars pour l’année 2018 est disponible . Le premier cycle des présentations débutera en mars pour se terminer en juillet.

Basé sur un format court de 45 minutes c’est l’occasion de se tenir informé sur les thématiques qui font l’actualité.

 

Le premier cycle des webinars abordera les thématiques suivantes :

  • Dématérialisation des processus factures par l’exemple
  • Gérez vos Documents Internes et vos Documents Sortants : Cas client dans le domaine de l’assurance
  • Gestion des déplacements des agents : Cas client d’une grande administration publique
  • Comment se conformer au RGPD avec une solution de Gestion Electronique de Documents ? Cas pratique avec la solution Cincom ECM

Le planning est accessible dès maintenant avec la possibilité de s’inscrire en ligne.

 


Les nouveaux clients Cincom ECM

Plusieurs clients ont fait le choix de retenir la solution Cincom ECM pour leurs projets de GED/ECM. Nous leur souhaitons la bienvenue et les remercions pour la confiance qu’ils nous témoignent.

 

Pour plus d’information sur nos solutions, vous pouvez visiter notre site web, nous contacter par courriel ou nous appeler  au 04 69 09 00 36